Direction des ressources humaines
Demande d'exonération des frais de scolarité -
Procédures de demande et modes de paiement
Les informations ci-après sont générales et indicatives.
- Perfectionnement (formation professionnelle)
- Exonération (cours de culture)
- Procédure pour soumettre une demande d'exonération pour conjoint ou enfant à charge
- Dates butoirs pour les demandes de formation professionnelle
- Accès direct aux demandes d'exonération
- Formulaires : Conjoint - Enfant à charge
- FAQ
Pour obtenir des renseignements détaillés et complémentaires, nous vous invitons à consulter les documents suivants :
- Cadres et professionnels - ACPUM
(62 Ko) - Syndicat des employés d'entretien de l'UdeM – section locale 1186(46 Ko)
- Syndicat des employés de l'UdeM – section locale 1244(44 Ko)
- Syndicat canadien de la fonction publique - section locale 4338(45 Ko)
- Syndicat général des professeurs et professeures de l’Université de Montréal –SGPUM
Perfectionnement (formation professionnelle)
Conditions
- Être employé de l'Université de Montréal.
- La formation doit être directement reliée aux tâches dans le poste occupé actuellement.
- La demande doit être approuvée par le supérieur immédiat.
| Cours crédités (Programmes complets exclus) | ||
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| Institutions reconnues | L'employé doit : | La DRH va : |
| Université de Montréal |
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| Autres établissements d'enseignement |
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| Cours non-crédités | ||
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| Institutions reconnues | L'employé doit : | La DRH va : |
Colloques |
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Exonération (cours de culture) |
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Conditions
- Être employé régulier demi-temps et plus (17,5 hres et +).
- La formation doit être suivie en dehors des heures normales de travail.
- Après 5 ans de service continu, l’employé régulier a droit à l’exonération des frais de scolarité pour conjoint et enfants à charge.
| Cours crédités seulement | ||
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| Institutions reconnues | L'employé doit : | La DRH va : |
| Université de Montréal |
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HEC |
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Pour les cours universitaires, seuls les cours suivis à la Polytechnique, à HEC Montréal et à l'Université de Montréal sont admissibles en cours de culture. * Cours suivis à la Polytechnique : vous devez acheminer la seconde facture, nous remboursons au nombre de crédits, la pré-facture n'est pas acceptée. |
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Procédure pour soumettre une demande d'exonération pour conjoint ou enfant à charge |
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| 1. Remplir le formulaire Attestation pour fins d'admissibilité |
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2. Mettre à jour votre dossier de formation en y ajoutant le bénéficiaire |
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3. À Chaque trimestre, soumettre une demande par le Portail de formation |
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Document à fournir lors de votre demande |
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Foire aux questions - FAQ |
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Questions générales- Exonération des frais de scolarité - Conjoint et enfant à charge
- Perfectionnement : colloques, séminaires
Questions générales
Peut-on penser que toute demande de perfectionnement est admissible en autant qu'il s'agisse de formation reliée aux tâches?
- Les conditions d'acceptation des demandes sont que l'employé ait un statut de régulier rémunéré à demi-temps ou plus, que le moyen choisi semble convenir à l'objectif visé, et finalement, qu'il y ait une disponibilité budgétaire. À l'occasion, les comités de perfectionnement peuvent énoncer des règles additionnelles.
Quels sont les frais considérés comme une allocation imposable?
- Les frais accordés lors de l'exonération pour les cours de culture et de l'exonération pour conjoint et enfant à charge puisqu'il s'agit d'un avantage social.
- Les frais accordés en cours de culture sont ajoutés au revenu de l’employé à des fins d’imposition.
- Les frais accordés pour l’exonération des frais de scolarité pour conjoint ou enfant à charge, sont ajoutés au revenu du bénéficiaire à des fins d’imposition.
Exonération des frais de scolarité - Conjoint et enfant à charge
Qu'est ce qu'un enfant à charge? Le programme ne s'applique-t-il pas à tous nos enfants?
- Non, il faut que l'enfant soit vraiment à charge, et que l'employé le confirme par écrit. La définition généralement acceptée à l'UdeM pour un enfant à charge est l'enfant légitime, naturel ou adoptif de l'employé, ou de son conjoint, qui dépend de l'employé pour son soutien.
Que signifie exactement « dépendre de l'employé pour son soutien »? Mon enfant a 27 ans, gagne à peine 10 000 $ par année et habite avec moi. Le considérez-vous à ma charge?
- Il n'y a pas de règle fixe permettant de répondre à cette question. Le lieu de résidence et l'âge ne sont pas en soi des facteurs absolus d'exclusion. Le revenu est, bien sûr, un moyen plus pratique de juger du lien de dépendance. Par analogie, il faudrait vous demander si votre enfant pourrait être considéré par le Ministère du revenu comme étant un dépendant.
- Le fait que l'employé atteste par écrit que son enfant est à sa charge est considéré comme une mesure suffisante. Cependant, certains cas nous amènent à exiger davantage et à demander des précisions.
Comment se fait le paiement de l'exonération?
- Pour tous les programmes suivis à l'UdeM, nous créditerons directement le compte de l'étudiant du montant admissible lequel apparaît sur la réponse que nous ferons à la demande. Le paiement du solde pour les frais non-admissibles doit être payé par l'étudiant.
Quelles informations sont nécessaires pour soumettre une demande d’exonération des frais de scolarité?
Pour conjoint ou enfant à charge
- D’une part, vous devez avoir rempli le formulaire d’attestation pour fins d’admissibilité et ajouté le bénéficiaire dans votre Portail de formation.
Pour les cours de culture et les demandes pour conjoint ou enfant à charge
- Vous devez mettre à jour votre dossier de formation en y ajoutant votre code permanent d’étudiant.
- Cours suivis à l’UdeM : aucun autre document n’est requis, comme vous nous aurez transmis votre code permanent, nous aurons accès à votre compte étudiant pour consulter votre état de compte.
- Cours suivis à HEC Montréal : à chaque demande, vous devez nous acheminer une attestation des frais de scolarité, disponible au Registrariat de HEC Montréal. Une copie de l’état de compte, ou facture, peut être acceptée. De plus, une fois le trimestre terminé, vous devez nous acheminer un relevé de notes.
- Cours suivis à la Polytechnique : à chaque demande, vous devez nous acheminer une attestation des frais de scolarité, disponible au Registrariat de la Polytechnique. Une copie de l’état de compte, ou facture peut être acceptée. La Polytechnique demande, en début de trimestre, le paiement d’un acompte, cette pièce n’est pas requise, au cours du trimestre vous recevrez l’état de compte. De plus, une fois le trimestre terminé, vous devez nous acheminer un relevé de notes.
Quand puis-je soumettre une demande d’exonération des frais de scolarité?
- Dès la réception de votre état de compte, ou facture. Il est inutile de soumettre une demande d’exonération avant le début du trimestre d’études, nous ne pouvons la traiter sans les pièces-justificatives.
Est-ce que je suis encore admissible aux avantages sociaux des cours de culture et à l’exonération des frais de scolarité à la retraite?
- Si vous étiez admissible lorsque vous étiez à l’emploi, vous le demeurerez une fois à la retraite.
Je suis retraité et je n’ai plus accès au Portail de formation, comment puis-je soumettre de nouvelles demandes?
- Vous n’avez qu’à communiquer avec nous, par courriel ou par téléphone.
Quels sont les frais admissibles pour une demande d’exonération des frais de scolarité?
- Seuls les « frais de scolarité », ce qui signifie les frais fixes ou frais d'inscription, à l'exception des frais variables, tels les frais exigés par les Services aux étudiants, les droits d'équivalence, l'étude de dossier, les frais d'admission, les frais de matériel, etc., sont admissibles. Les frais de scolarité correspondent aux droits de scolarité de base d’un étudiant québécois.
Puis-je faire une demande d’exonération des frais de scolarité rétroactive?
- Si vous étiez admissible lors du trimestre demandé, vous pouvez en faire la demande. Toutefois, vous devrez nous soumettre les pièces-justificatives. De plus, malgré que votre demande réfère à une année fiscale antérieure, nous ajouterons ce montant sur votre revenu de l’année fiscale en cours.
Perfectionnement : colloques, séminaires
Quels sont les frais admissibles remboursables par la DRH? Pouvons-nous faire rembourser les frais de déplacement ou de séjour?
- Seuls, les frais d'inscription sont admissibles.
Quelles informations la DRH exige-t-elle afin d'étudier une demande?
- En plus de la demande en ligne, nous avons besoin d'une description sommaire de l'activité ou une copie de la publicité ou du dépliant - surtout de la page concernant les frais d'inscription.
Comment et quand s'effectue le paiement de ces frais?
- Le participant doit acquitter les frais au moment requis. Lorsque sa demande nous aura été soumise et qu'elle aura été acceptée, selon le calendrier des dates butoires, nous demanderons au Service de la paie d'ajouter la somme des frais admissibles sur une prochaine paie en tant qu'allocation non-imposable. Le Service de la paie exige, en général, un délai de sept jours ouvrables avant la date de paie pour que nous leur indiquions le montant à y ajouter.
Que faire lorsque l'activité doit être payée en devise étrangère?
- Exceptionnellement, le paiement en devise étrangère pourra être fait par l'UdeM directement à l'organisation du colloque sur réception de la demande accompagnée des documents requis (dont le bulletin d'inscription rempli qui sera joint au chèque et expédié par la Direction des finances). Par contre, si les frais sont déjà acquittés lors de la demande, nous rembourserons les frais admissibles sur une prochaine paie. Les frais reliés aux taux de change sont aussi remboursés si une pièce acceptable (i.e copie de l'état de compte de carte de crédit) accompagne la demande.
Pourquoi exigez-vous l'original du reçu de paiement?
- Étant donné d'une part, que le paiement se fait avant l'activité, et étant donné, d'autre part, les exigences inhérentes à la présentation de pièces justificatives, exigences venant de la vérification, nous ne pouvons exiger autre chose que l'original du reçu de paiement. Il appartient au participant d'obtenir cette pièce. Tout défaut de nous retourner cette pièce peut mener à ce que le montant ait à être remis ou à un refus lors de la présentation d'une prochaine demande, ou les deux. Faut-il rappeler que cette pièce n'est pas vraiment utile à des fins d'impôt pour le participant puisqu'il s'agit de frais payés par l'employeur qui ne sont pas ajoutés au revenu de l'employé et donc ne sont pas déductibles.
- Une preuve de participation peut aussi être acceptée. (Exemple : document identifiant le participant et remis le jour de l'inscription, au début de l'activité)
Le fait que le montant d'exonération apparaisse sur mon chèque veut-il signifier que ce montant est ajouté à mon revenu et qu'il devient ainsi imposable?
- Non. Pour toute formation professionnelle, les montants ajoutés au chèque sont immédiatement retranchés du revenu cumulatif et ne sont pas soumis à l'impôt.
MAJ : 14 décembre 2011
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